Osoby stosujące Metodę powinny dysponować pewnym zestawem kompetencji, aby skutecznie wesprzeć klienta.
Doradca zawodowy powinien zmotywować daną osobę i w odpowiedni sposób przedstawić jej korzyści z przejścia bilansu. Jest to bowiem często długi proces, wymagający sporego zaangażowania ze strony klienta.
Kolejną ważną umiejętnością jest budowanie, z osobą przystępującą do bilansu, relacji opartej na zaufaniu i zapewnieniu bezpiecznej przestrzeni do rozmowy o różnych aspektach życia. Bilans dotyczy nie tylko spraw zawodowych i edukacyjnych, często dotyka życia osobistego, co dla wielu osób może wiązać się z trudnymi emocjami.
Metoda Bilansu Kompetencji w części diagnostycznej opiera się na częściowo ustrukturyzowanych wywiadach. Bardzo istotne jest więc, aby doradcy prowadzący bilans znali zasady i mieli doświadczenie w przeprowadzaniu wywiadów biograficznych i behawioralnych.
Oprócz tego, doradca powinien – w zależności od potrzeb i możliwości klienta – posługiwać się dodatkowymi narzędziami diagnostycznymi (np. testami do badania predyspozycji, zainteresowań i umiejętności; narzędziami do oceny motywacji) i tam, gdzie to konieczne – posiadał uprawnienia do ich stosowania.
Podczas prowadzenia bilansu ważna jest znajomość rynku pracy (lub jego określonych sektorów), edukacji i szkoleń oraz źródeł wiedzy na ich temat. Ponadto, doradca powinien mieć wiedzę na temat idei uczenia się przez całe życie, kwalifikacji, Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji i walidacji. Informacje te służą do ustalenia planu rozwoju klienta.
Kluczowa jest również umiejętność analizy i syntezy informacji, aby na zakończenie bilansu, sprawnie podsumować i omówić z klientem wyniki procesu, uwzględniając cele i potrzeby danej osoby. Istotna jest także umiejętność tworzenia planów opartych o rozwój kompetencji.
Wojewódzki Urząd Pracy w Krakowie przygotował kwalifikację rynkową „Prowadzenie procesu bilansowania kompetencji”. Zaproponowane tam efekty uczenia się mogą być bardzo przydatne dla osób chcących wprowadzić bilans kompetencji do swojej pracy doradczej.
Przystąpienie do bilansu jest dobrowolne. Oznacza to, że proces nie rozpocznie się bez zgody klienta, który może w każdej chwili zrezygnować.
Wszystkie decyzje dotyczące kierunku i zakresu działań w trakcie bilansu należą do klienta. Dotyczy to także wypracowanych materiałów oraz decyzji o tym, co z nimi później zrobi.
Rozmowa z doradcą zawodowym powinna przebiegać w prywatnych warunkach. Wszystko, czym osoba przechodząca bilans podzieli się z doradcą, zostaje między nimi. Tylko od klienta zależy, czy udostępni wyniki bilansu osobom trzecim (np. potencjalnemu pracodawcy).
Bilans kompetencji opiera się w znacznej mierze na pracy własnej klienta (autorefleksji, przygotowywaniu portfolio). Rola doradcy jest wspomagająca ¬jest przewodnikiem w trakcie tego procesu. Zadaje pytania, które pozwalają uświadomić sobie własne kompetencje; dobiera dodatkowe narzędzia, które pomagają zobaczyć szerszy obraz siebie; wspiera klienta w pracy między spotkaniami (np. przekazując ćwiczenia do zrobienia w domu czy formularze do wypełnienia). Przede wszystkim zaś pomaga ubrać w słowa umiejętności, wiedzę i kompetencje społeczne oraz uporządkować je na podstawie tego, jaki cel chce osiągnąć dana osoba.
Poniższe pojęcia zostały zdefiniowane na potrzeby pracy za pomocą Metody. Oznacza to, że w innych kontekstach mogą mieć nieco inne znaczenie.
Pod pojęciem „kompetencji” rozumiemy:
Jest to proces zmierzający do:
Więcej na ten temat można znaleźć w dalszej części.
Pod tym określeniem rozumiemy proces zgromadzenia dowodów (np. wykonanych przez daną osobę prac, opinii przełożonych) oraz opisów sytuacji, które świadczą o posiadaniu konkretnych kompetencji.
Więcej na ten temat można znaleźć w dalszej części.
W tekście znajdują się ikonki wskazujące elementy, na które należy zwrócić uwagę.
Metoda Bilansu Kompetencji (MBK) służy do tego, aby rozpoznać, opisać i udokumentować posiadanie kompetencji oraz przygotować plany rozwoju w tym zakresie.
Można ją zastosować w różnych kontekstach. Należą do nich m.in.:
Bilans kompetencji powinien być prowadzony z zachowaniem wcześniej przedstawionych .
Proces ten składa się z kilku kroków (por. poniższy rysunek). Każdy z nich jest szczegółowo opisany w dalszych częściach tekstu.
Warto pamiętać, że bilans służy przede wszystkim klientowi. Dlatego można go dostosować do potrzeb danej osoby.
Powyższe kroki nie muszą przekładać się na liczbę spotkań w stosunku 1:1.
Pewne działania w ramach bilansu mogą zachodzić równocześnie. Przykładowo – możecie z klientem na bieżąco spisywać zidentyfikowaną wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne, i zacząć na tej podstawie kompletować portfolio, zanim etap diagnozy dobiegnie końca.
W zależności od celu i potrzeb klienta możecie także zrealizować tylko niektóre elementy bilansu.
Czas trwania bilansu będzie różny w zależności od danej osoby. Składają się na niego zarówno spotkania (bezpośrednie lub online), jak i okres samodzielnej pracy klienta.
Współpraca z osobą, która chce określić swoje cele zawodowe lub edukacyjne w wyniku bilansu, może wymagać 4-6 spotkań (minimum 2). Z kolei z klientem, który doprecyzował cel, w jakim przystępuje do bilansu, najprawdopodobniej będziecie musieli się spotkać 3-4 razy. Klient zmierzający do uzyskania konkretnej pracy lub kwalifikacji zazwyczaj będzie dążyć do skrócenia procesu doradczego. Może się zdarzyć, że spotkacie się tylko 1-2 razy.
Zalecamy, aby spotkanie trwało ok. 1,5 godziny. Długość można jednak dostosować do potrzeb klienta, biorąc pod uwagę możliwości organizacyjne.
Można także wykorzystać:
narzędzie elektroniczne “Moje Portfolio”.
Pierwszym krokiem w bilansie kompetencji jest wprowadzenie klienta w ten proces – wyjaśnienie, czym jest bilans, co się na niego składa i jakie korzyści może przynieść, a także przedstawienie zasad pracy Metodą Bilansu Kompetencji.
Podstawową kwestią na tym etapie jest ustalenie, jaki cel edukacyjny lub zawodowy ma dana osoba. Co zamierza osiągnąć za pomocą bilansu? Ile już o sobie wie, a ile ma nadzieję się dowiedzieć w wyniku bilansu?
Za kilka lat przejdzie na emeryturę. Nie wie, jak sobie wtedy poradzi finansowo, więc chciałby dalej pracować.
Niemal 30 lat spędził w przedsiębiorstwie produkującym pojazdy komunikacji miejskiej i uważa, że dużo umie w tej dziedzinie. Jednak nie jest przekonany, że te kompetencje mogą być przydatne w innej pracy.
Widzi też, że znalezienie zatrudnienia w tym wieku jest trudne. Poza tym nie ma doświadczenia w szukaniu pracy i nie zna rynku.
Zbigniew potrzebuje pomocy w określeniu, jakie dokładnie ma kompetencje i w jakiej branży mógłby je wykorzystać.
Studiuje stosunki międzynarodowe. Aby dorobić, w weekendy pracuje w recepcji klubu fitness. Ma wiele zainteresowań, ale żadnej pasji. Zależy jej na stabilnej pracy z miłą atmosferą, ale nie wie, w jakiej branży lub na jakim stanowisku mogłaby pracować. Uważa, że niewiele umie mimo, że całe życie dobrze się uczyła. Czuje się dość zagubiona – nigdy tak naprawdę nie zastanawiała się nad sobą i swoimi celami. Maria potrzebuje pomocy w poznaniu siebie, zrozumieniu swoich kompetencji i uporządkowaniu wartości.
Tomasz przez lata był menedżerem w firmie zajmującej się digitalizacją filmów i zdjęć. Jednak z powodu kłopotów ze zdrowiem miał kilkuletnią przerwę w pracy. Nie może wrócić do zawodu, więc chce znaleźć nowe zajęcie w podobnej branży.
Ma duże doświadczenie i specjalistyczną wiedzę. Wie, w czym się sprawdza, jednak trudno mu wskazać, gdzie i na jakim stanowisku mógłby się obecnie realizować, bo rynek gwałtownie się zmienił.
Nie może się odnaleźć na rozmowach kwalifikacyjnych, do tej pory żadna nie zakończyła się sukcesem. Nie rozumie jednak, dlaczego.
Tomasz potrzebuje pomocy w nazwaniu tego, co dokładnie potrafi i w przedstawieniu tego pracodawcy w atrakcyjnej formie.
Elena przyjechała z Ukrainy studiować zarządzanie (tam zdaje się maturę wcześniej, niż w Polsce). Stypendium nie pokrywa wszystkich kosztów życia, więc chce znaleźć pracę – najlepiej związaną z kierowaniem zespołem, ale zadowoliłaby się też zajęciem dorywczym. Wcześniej pomagała rodzicom prowadzić pensjonat, pracowała m.in.: na recepcji, obsługiwała media społecznościowe i zarządzała pracą innych. W Polsce jako niepełnoletnia i bez obywatelstwa ma bardzo ograniczone możliwości znalezienia pracy. Nie mówi płynnie po polsku, co jest dodatkową barierą. Elena potrzebuje pomocy w odkryciu, co będzie jej potrzebne, aby jak najszybciej znaleźć zatrudnienie.
Katarzyna pracuje w niewielkiej firmie zajmującej się marketingiem. Za kilka miesięcy przeprowadza się do Warszawy i szuka nowej pracy. Interesuje ją agencja reklamowa współpracująca ze startupami. Agencja właśnie prowadzi rekrutację na stanowisko starszego menedżera, co wiąże się z zarządzaniem kilkoma zespołami. Katarzyna do tej pory stała na czele kilkuosobowego zespołu i zastanawia się, czy rzeczywiście ma umiejętności wymagane na nowym stanowisku. Jest zajęta, nie chce spędzić wiele czasu korzystając z doradztwa. Potrzebuje pomocy w zobaczeniu, ile rzeczywiście wie i umie z tego, co jest potrzebne na wybranym stanowisku. Jest gotowa szybko się podszkolić.
Paweł jest przewodnikiem miejskim. Od lat działa w harcerstwie, gdzie jest instruktorem.
Paweł chciałby zdobyć kwalifikację rynkową dotyczącą prowadzenia zajęć z młodzieżą w wieku 12-15 lat. Liczy na to, że w ten sposób będzie mieć certyfikat rozpoznawalny poza harcerstwem. Może mu się to również przydać, gdyby chciał w przyszłości zmienić pracę.
Potrzebuje pomocy w przygotowaniu portfolio – jest to element, który będzie oceniany przez komisję. Jednocześnie nie jest do końca pewny, czy nie powinien się doszkolić w jednym z wymaganych obszarów.
Ewelina jest w II klasie technikum gastronomicznego. Niebawem musi wybrać przedmioty, które będzie zdawała na maturze. Nie ma sprecyzowanych zainteresowań, wybór szkoły był trochę przypadkowy – w jej mieście nie było zbyt dużej oferty techników. Chce szybko rozpocząć pracę zawodową i mieć własne pieniądze, ale nie jest zainteresowana karierą w gastronomii. Po maturze chciałaby wyjechać do większego miasta albo za granicę. Do doradcy trafiła poprzez zajęcia w szkole. Jej rodzice nie są do tego przekonani. Uważają, że Ewelina powinna najpierw skończyć technikum, a następnie pójść do pracy. Obawiają się, że będzie chciała przerwać naukę w szkole, z której nie jest zadowolona albo będzie chciała pójść na studia, co będzie finansowym obciążeniem dla rodziny.
Jeśli celem klienta jest uzyskanie pracy w konkretnej branży, zapewne nie musicie dokonywać szerokiego rozpoznania wszystkich posiadanych przez niego kompetencji. Znając cel, który chce osiągnąć, możesz łatwiej dobrać pytania do wywiadu i – ewentualnie – dodatkowe narzędzia. To, w jakim obszarze ujawnią się ewentualne luki kompetencyjne, także może wynikać z celu klienta. Osoba nie najlepsza w obsłudze komputera, która chce pracować w sklepie obuwniczym, będzie raczej chciała wiedzieć, czy powinna rozwinąć umiejętności komunikacyjne.
Przystępując do bilansu, dana osoba może nie mieć jeszcze określonych celów zawodowych lub edukacyjnych (jak pokazuje przykład Marii). To jednak nie oznacza, że nie ma żadnych oczekiwań. Powinniście je omówić i wspólnie ustalić dalsze kroki w trakcie bilansu.
Osoba, która potrzebuje pomocy w przygotowaniu portfolio pod konkretną rekrutację albo kwalifikację rynkową, niekoniecznie będzie chciała opracować plan rozwoju (terminy składania dokumentów są zazwyczaj krótkie, a w tym konkretnym przypadku wie, co i kiedy ma zrobić).
Osoba, która przystąpiła do bilansu, bo potrzebuje możliwie szerokiej diagnozy, może zdecydować się na zgromadzenie dowodów na każdą rozpoznaną kompetencję. Natomiast ktoś, kto chce się przekwalifikować, może uznać to za niepotrzebne i skupić się na przygotowaniu dowodów na posiadanie kompetencji kluczowych w danym obszarze.
Informacja zwrotna to podsumowanie całego procesu przygotowane przez doradcę dla osoby przechodzącej bilans i powinna się odnosić do efektów poszczególnych etapów bilansu. Im szerszy zakres ma bilans, tym więcej należy ująć w takim podsumowaniu (i tym więcej czasu zajmie jego przygotowanie). W zależności od potrzeb klienta może wystarczyć podsumowanie całego procesu i omówienie portfolio i planu rozwoju albo może być wskazane przygotowanie spisanej informacji zwrotnej podsumowującej pracę klienta nad bilansem.
Aby doradca zawodowy mógł Cię wesprzeć w zidentyfikowaniu i nazwaniu kompetencji, znalezieniu dowodów, a potem stworzeniu planu rozwoju, musisz włożyć w ten proces pewną pracę
Plan rozwoju ma pomóc w osiągnięciu zakładanego przez klienta celu. Zazwyczaj określicie w nim działania, które będzie musiał podjąć, aby zrealizować dany zamiar.
Zdarza się, że cel klienta z góry determinuje kroki do podjęcia. Tak jest w przypadku Katarzyny, która zamierza przystąpić do rekrutacji. Wynik bilansu może pomóc ten plan uszczegółowić (np. o kroki związane z uzupełnieniem niewielkich braków w kompetencjach), ale go nie zmieni.
Każde z powyższych działań wymaga czasu. Szeroko zakrojona diagnoza kompetencji, na którą będzie się składać wywiad biograficzny, wywiad behawioralny i dodatkowe narzędzia (np. Narzędzie Badania Kompetencji stworzone przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) wymaga większej liczby spotkań niż określenie, czy klient spełnia wymagania zawarte w ogłoszeniu o pracę.
Zgromadzenie dowodów na posiadanie kompetencji może zająć klientowi więcej czasu, jeśli zdecydował się na przygotowanie obszernego portfolio.
Często w trakcie (lub wskutek) bilansu cel klienta ulega zmianie. Dana osoba może go doprecyzować, dodać do niego kolejne albo całkowicie z niego zrezygnować. To naturalne i należy zachować otwartość na tę możliwość. Oznacza to jednak, że w trakcie trwania bilansu może zajść konieczność zmiany początkowych ustaleń.
Pierwsze spotkanie ma na celu zebranie podstawowych informacji o kliencie. W tym czasie możecie:
Zbigniew zdecydował się na przystąpienie do bilansu po wstępnej rozmowie z doradczynią. Pokrótce przedstawił swoją sytuację i poznał podstawowe informacje o Metodzie Bilansu Kompetencji.
Doradczyni wyjaśniła mu m.in. korzyści, jakie może odnieść z przystąpienia do bilansu. Wspólnie ustalili zasady dalszej pracy oraz datę i zakres pierwszego spotkania w ramach bilansu.
Niemal całe pierwsze spotkanie z doradczynią Tomasz spędził, opowiadając o swojej sytuacji i określając oczekiwania, co do bilansu. Słyszał o tej metodzie różne rzeczy i chciał je zweryfikować, zanim podejmie jakąkolwiek decyzję. Doradczyni skupiła się przede wszystkim na korzyściach, które Tomasz może odnieść. Najbardziej do gustu przypadła mu możliwość opisania kompetencji językiem, jaki odpowiada zawartości ogłoszeń o pracę (Tomasz lubi mieć wszystko ”na piśmie” – uważa to za bardziej przekonujące).
Z tą myślą zaczęli układać plan dalszych spotkań, określając z grubsza ich liczbę i to, czym będą się nich zajmować. Na koniec doradczyni zaproponowała mu swego rodzaju zadanie domowe – miał przygotować listę sytuacji z poprzedniej pracy, w których wykazał się kluczową – z jego punktu widzenia – wiedzą i umiejętnościami.
Paweł omówił z doradczynią swój cel. Wspólnie przeczytali zawartość kwalifikacji i wymogi dotyczące sprawdzania kompetencji (walidacji). Doradczyni pomogła mu zinterpretować te zapisy. Na tej podstawie ustalili dalsze działania, m.in. przewidywany zakres diagnozy i formę portfolio. Jeszcze na tym samym spotkaniu rozpoczęli wywiad biograficzny.
Na tym etapie pomagasz klientowi zobaczyć, co już wie i umie na podstawie jego doświadczeń zawodowych i pozazawodowych, a także przebiegu nauki.
Klient może przystąpić do bilansu z różnych powodów i będą one miały duży wpływ na zakres identyfikowanych kompetencji albo na zastosowane narzędzia.
Dana osoba może chcieć w wyniku bilansu określić albo doprecyzować swoje cele edukacyjno-zawodowe. Oznacza to, że będzie potrzebować możliwie szerokiej diagnozy kompetencji, a także predyspozycji, zainteresowań i wartości
Doradca przeprowadził z Marią wywiady biograficzny i behawioralny. Ponadto rozwiązała test „Kotwice Scheina”. Aby lepiej rozpoznać jej predyspozycje, doradca zaproponował jej też test Klucz do Kariery. Najwięcej trudności sprawiło jej wyodrębnienie konkretnych kompetencji w różnych działaniach (“praca na recepcji wymaga dobrego kontaktu z ludźmi; to chyba taka umiejętność miękka, nie?”).
Zajęło to dwa spotkania, ale autorefleksja i rozmowa z doradcą w trakcie bilansu pozwoliły Marii rozpoznać swoje wartości, predyspozycje i talenty. Dzięki temu zawęziła dziedzinę działalności, w której chciałaby pracować.
W ramach tego etapu doradca polecił Marii zapoznanie się z realiami rynku pracy (na podstawie wskazanych przez niego źródeł). Dziewczyna dowiedziała się więcej o rodzaju stanowisk, na które mogłaby aplikować jeszcze w trakcie studiów.
Klient może przystąpić do bilansu z różnych powodów i będą one miały duży wpływ na zakres identyfikowanych kompetencji albo na zastosowane narzędzia.
Dana osoba może chcieć w wyniku bilansu określić albo doprecyzować swoje cele edukacyjno-zawodowe. Oznacza to, że będzie potrzebować możliwie szerokiej diagnozy kompetencji, a także predyspozycji, zainteresowań i wartości
Bilans kompetencji Eleny zaczął się od wywiadu biograficznego. Dziewczyna opowiedziała o przebiegu edukacji, planach i nadziejach, jakie wiąże z pobytem w Polsce oraz o pracy w pensjonacie rodziców. Doradca skupił się głównie na ostatnim aspekcie i jeszcze w trakcie tego spotkania przeszedł do wywiadu behawioralnego. Wypytał głównie o obowiązki, jakie miała w pensjonacie. Elenaprowadziła w nim media społecznościowe, raz w tygodniu miała kilkugodzinny dyżur na recepcji oraz – w razie potrzeby – zastępowała ojca, pełniąc nadzór nad pracą sprzątaczek. Po rozpisaniu zadań Eleny zaczęli wspólnie zastanawiać się, jakich umiejętności wymagało każde z nich. Zajęło im to kolejne spotkanie, ale w rezultacie Elena zrozumiała, że prowadzenie mediów społecznościowych pensjonatu rodziców wymagało od niej wiedzy i umiejętności, które są cenne na rynku pracy – będzie mogła je wykorzystać w innych obszarach. Pomiędzy spotkaniami Elena rozwiązała test „Kotwice Scheina” oraz wyszukała informacje dotyczące polskiego rynku pracy (opierając się na źródłach wskazanych przez doradcę). Na koniec tego etapu bilansu określili obszary wymagające dalszej pracy i potrzeb szkoleniowych. Elena dowiedziała się, że łatwiej znajdzie pracę, jeżeli rozwinie umiejętność pracy w grupie i autoprezentacji. Powinna także uzupełnić wiedzę o kulturze organizacyjnej (do tej pory, na przykład, miała niewielkie pojęcie odress code).
Klient może też chcieć określić, na ile spełnia konkretne wymagania (np. kompetencje zawarte w opisie stanowiska pracy lub efekty uczenia się w opisie kwalifikacji). Oznacza to, że punktem wyjścia będzie w tym przypadku określona lista kompetencji. Twoim zadaniem będzie pomóc klientowi w określeniu, czy jego wiedza, umiejętności i kompetencje społeczne są z nimi zgodne (przykład Katarzyny).
Nie oznacza to jednak, że powinniście pominąć inne kompetencje, które zobaczycie w wyniku diagnozy. Zwłaszcza, jeśli można je wykorzystać w różnych kontekstach (np. umiejętności cyfrowe, komunikatywność, praca w grupie).
Bilans kompetencji Eleny zaczął się od wywiadu biograficznego. Dziewczyna opowiedziała o przebiegu edukacji, planach i nadziejach, jakie wiąże z pobytem w Polsce oraz o pracy w pensjonacie rodziców. Doradca skupił się głównie na ostatnim aspekcie i jeszcze w trakcie tego spotkania przeszedł do wywiadu behawioralnego. Wypytał głównie o obowiązki, jakie miała w pensjonacie. Elenaprowadziła w nim media społecznościowe, raz w tygodniu miała kilkugodzinny dyżur na recepcji oraz – w razie potrzeby – zastępowała ojca, pełniąc nadzór nad pracą sprzątaczek. Po rozpisaniu zadań Eleny zaczęli wspólnie zastanawiać się, jakich umiejętności wymagało każde z nich. Zajęło im to kolejne spotkanie, ale w rezultacie Elena zrozumiała, że prowadzenie mediów społecznościowych pensjonatu rodziców wymagało od niej wiedzy i umiejętności, które są cenne na rynku pracy – będzie mogła je wykorzystać w innych obszarach. Pomiędzy spotkaniami Elena rozwiązała test „Kotwice Scheina” oraz wyszukała informacje dotyczące polskiego rynku pracy (opierając się na źródłach wskazanych przez doradcę). Na koniec tego etapu bilansu określili obszary wymagające dalszej pracy i potrzeb szkoleniowych. Elena dowiedziała się, że łatwiej znajdzie pracę, jeżeli rozwinie umiejętność pracy w grupie i autoprezentacji. Powinna także uzupełnić wiedzę o kulturze organizacyjnej (do tej pory, na przykład, miała niewielkie pojęcie odress code).
W celu określenia wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych proponujemy zastosowanie wywiadów biograficznego oraz behawioralnego.
Zbigniew myślał, że potrafi tylko montować autobusy. Zapytanyo umiejętności, na pierwszym miejscu przywoływał te, które były mu potrzebne w pracy mechanika. Słyszał, co prawda, o “kompetencjach miękkich”, lecz nie przykładał do nich wielkiej wagi. W jego przekonaniu fachowiec powinien znać się przede wszystkim na swojej robocie (“umieć zdiagnozować i naprawić wadliwą maszynę, umieć złożyć pojazd”). To, co wykracza poza umiejętności twarde, nazywał doświadczeniem zawodowym. Doradczyni zaczęła od omówienia ze Zbigniewem jego doświadczeń z różnych dziedzin życia. W ramach wywiadu biograficznego spytała m.in. o doświadczenie zawodowe, wykształcenie, kursy, szkolenia i uprawnienia, zainteresowania, działalność społeczną, znajomość języków obcych. Zajęło to niemal dwa spotkania. W rezultacie określili kilka obszarów, na których powinni się skupić podczas wywiadu behawioralnego. Polegał on na rozmowie o poszczególnych działaniach Zbigniewa i kompetencjach, których każde z nich wymagało. Dodatkowo doradczyni poprosiła Zbigniewa o skorzystanie z Narzędzia Badania Kompetencji. W rezultacie okazało się, że Zbigniew ma wiele umiejętności niezwiązanych z mechaniką (m.in. kulinarne, matematyczne, zarządzania kilkuosobowym zespołem).
W trakcie wywiadów wspólnie z klientem określacie, co dotychczas robił – zarówno w kontekście pracy, jak i edukacji oraz hobby. Punktem odniesienia może być lista wymagań (np. ogłoszenie o pracę, konkretna kwalifikacja). Przywołujecie konkretne zdarzenia i na ich podstawie nazywacie wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne, które klient w tej sytuacji wykazał (lub których się wtedy nauczył). W zależności od klienta, zdecydujecie jak długo będzie trwał każdy z tych wywiadów. Zazwyczaj jeden przechodzi płynnie w drugi, bez wyraźnej granicy.
Punktem wyjścia dla wywiadu może być historia edukacyjno-zawodowa, spisana wcześniej przez klienta, czyli lista szkół, do których chodził, albo stanowisk, na których pracował, ale także innych zajęć, którymi zajmował się w ramach hobby czy rodzinnych obowiązków.
Może się okazać, że CV lub historia edukacyjno-zawodowa klienta zawiera wystarczające informacje, aby mógł osiągnąć swój cel. W tej sytuacji można skrócić wywiad biograficzny lub całkowicie z niego zrezygnować.
W ramach bilansu możesz wykorzystać wiele metod i narzędzi do diagnozy (np. testy predyspozycji zawodowych). Dobierasz je w zależności od potrzeb klienta oraz tego, na jakim etapie bilansu jesteście (np. w trakcie diagnozy, w trakcie opracowania planu rozwoju).
W niektórych przypadkach klient może dokonać samodzielnej oceny kompetencji (w odniesieniu do konkretnej listy wymagań). Jednak wartowskazaćmu właściwe narzędzia i udzielić wskazówek, jak to robić. Zawsze warto wspólnie omówić wyniki takiej samooceny.
W zależności od potrzeb klienta na tym etapie możecie zakończyć bilans kompetencji.
W wyniku diagnozy zobaczycie mocne strony klienta (jego kompetencje, predyspozycje). Ta część bilansu pozwoli wam także określić, w czym musi się on jeszcze podszkolić. Punktem wyjścia przy określeniu luk kompetencyjnych może być dla was cel określony na wstępie.
W rezultacie etapu identyfikowania kompetencji klient może określić, doprecyzować lub zmienić swoje cele edukacyjne i zawodowe.
Jak pokazuje przykład Marii, w ramach bilansu możesz wykorzystać – oprócz wywiadu biograficznego i behawioralnego – wiele metod i narzędzi diagnozy (np. testy predyspozycji zawodowych). Dobierasz je w zależności od potrzeb klienta.
Przykładowe narzędzia dodatkowej diagnozy
Kolejnym etapem jest zapisanie rezultatów diagnozy (tabela 7). Powiązanie doświadczeń klienta z kompetencjami na podstawie wywiadu biograficznego i behawioralnego ułatwia zdefiniowanie wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych klienta. W zależności od celu klienta tym momencie warto także zapisać inne elementy rozpoznanych w trakcie diagnozy, np. predyspozycje, wartości, talenty.
Jak opisywać kompetencje?
Spisując kompetencje będziecie się odnosić głównie do istniejących standardów:
Czasem jednak trzeba będzie nazwać wiedzę, umiejętności i kompetencje społeczne, których nie ma w wymaganiach, a które klient zaprezentował. Warto wtedy pamiętać o tym, aby:
Aby opisać kompetencje, proponujemy zastosować czasowniki operacyjne. Są to czasowniki, które nazywają działania dające się zaobserwować, sprawdzić i ocenić. Innymi słowy, stosuje się je do opisania czynności, które mają być mierzalne. Więcej na ich temat można znaleźć w Katalogu Metod Walidacji przygotowanym przez Instytut Badań Edukacyjnych.
Elena prowadziła media społecznościowe pensjonatu rodziców. Próbując określić konkretne kompetencje, podzieliła najpierw kartkę na kolumny: wiedza, umiejętności, kompetencje społeczne. Tę ostatnią opatrzyła znakiem zapytania, bo nie była pewna, czy korzystanie z Facebooka rzeczywiście ich wymaga. Następnie zapisała, bardzo ogólnie, jakich kompetencji to od niej wymagało (“wiedza na temat Facebooka, Instagrama, Twittera”, “posługiwanie się komputerem”). Z pomocą doradcy zaczęła rozbijać poszczególne zapisy na mniejsze części i je doszczegóławiać. W rezultacie w kolumnach znalazły się następujące kompetencje:
Warto pamiętać, że lista kompetencji jest podstawą do refleksji nad tym, co jest klientowi najbardziej potrzebne w danym kontekście – można z niej wybierać najważniejsze elementy pod kątem danej pracy, kwalifikacji itp. Im szersza będzie lista, tym bardziej uniwersalne będzie jej zastosowanie w przyszłości. Należy zaznaczyć, że wymaga ona większych nakładów pracy. Niektórzy klienci będą woleli skupić na jednym obszarze, zamiast przechodzić pełen bilans i spisywać wszystkie kompetencji zdobyte przez całe życie.
Integralną częścią Metody Bilansu Kompetencji jest przygotowanie portfolio, czyli listy rozpoznanych kompetencji klienta z dowodami świadczącymi o ich posiadaniu.
To, jak obszerne będzie portfolio – ile kompetencji zamierzacie opisać i powiązać je z dowodami – zależy od celu, jaki klient obrał z doradcą w trakcie bilansu.
Przygotowanie portfolio
Jako doradca rozpoznajesz pewne kompetencje u danej osoby, ale nie możesz wydać jej zaświadczenia na zasadzie: „Pan X wie Y i umie Z”. Ponadto, jeśli klient nie uwierzy, że ma pewne kompetencje i predyspozycje, nigdy świadomie ich nie wykorzysta, albo może też ich nigdy nie rozwinąć. Przygotowanie portfolio może w tym pomóc.
W trakcie tego procesu dana osoba musi podjąć pewien wysiłek umysłowy. Musi zastanowić się nad każdą kompetencją; dobrać lub opisać dowody świadczące o jej posiadaniu; czasem wybrać jeden czy dwa najlepsze z kilku przykładów. To często żmudny i czasochłonny proces. Jednak w rezultacie klient jest bardziej świadomy tego, co wie i umie. Jednocześnie po zakończeniu bilansu ma namacalne potwierdzenie swoich kompetencji w postaci dowodów zgromadzonych w portfolio.
Jedną z kluczowych korzyści płynących z przygotowania portfolio jest wzmocnienie pewności klienta, że posiada konkretne kompetencje i w razie potrzeby będzie mógł to potwierdzić.
Gromadzenie dowodów szczególnie mocno wpływa na podniesienie poczucia własnej wartości. Może to być ważne zwłaszcza dla klientów w trudnej sytuacji zawodowej (np. po zwolnieniu, długotrwale bezrobotnych itp.), ale też dla tych, którzy nie mają bardzo bogatej kariery zawodowej.
Zbieranie dowodów z pomocą doradcy może pomóc dostrzec wagę potwierdzeń związanych z pasją czy hobby (np. artystyczne rysunki architektów), które pozornie wydają się mało wartościowe lub nie są cenione przez otoczenie tak bardzo, jak efekty pracy w zawodzie. Ważne jest tu zewnętrzne potwierdzenie, że takie dowody mają wartość. Bez niego często są przez klienta bagatelizowane.
Jest to szczególnie istotne w kontekście procesów rekrutacyjnych. Jeśli klient przygotował portfolio, zyskujecie pewność, że będzie umiał potwierdzić i wyjaśnić każdy z punktów zawartych w swoim CV.
To szczególnie korzystne w przypadku klientów, którzy np. biorą udział w rekrutacjach do instytucji państwowych, na stanowiska publikowane w BIP albo przystępują do ofert publicznych.
W przypadku zapisywania dokumentów do elektronicznego portfolio dodatkową korzyścią jest posiadanie zasobu skanów zebranych w chmurze. Można mieć do nich dostęp nawet poza domem.
W trakcie pracy nad portfolio klient zazwyczaj wykonuje pogłębioną pracę i mocno zastanawia nad tym, co rzeczywiście wie i umie. Dzięki temu może wpisać w CV – zamiast ogólnych stwierdzeń „praca z ludźmi” czy „komunikatywność” – umiejętności, które rzeczywiście go wyróżniają.
Zastanowienie się nad tym, jakie posiada się dowody, w szczególności dokumenty formalne, może pomóc wyznaczać sobie cele zawodowe („jakie umiejętności udało mi się wykazać w ten sposób; jaka jest waga zebranych dowodów; w jakim kierunku mogę pójść?”). Może to stanowić punkt wyjścia do poszukiwania kierunku zmian w swojej ścieżce kariery.
Zbieranie różnego typu dowodów pozwala unikać tracenia czasu na potwierdzanie w formalny sposób kompetencji, na które ma się wiele dowodów innego typu (umiejętne zebranie dowodów nieformalnych może zastąpić np. studia podyplomowe).
Jeżeli klient myśli o uzyskaniu kwalifikacji rynkowej, dowody pozwalają mu się rozeznać w poziomie własnych umiejętności. Dzięki temu może zdecydować, jak się doszkolić (np. czy potrzebne jest szkolenie, czy raczej krótszy staż).
Przygotowanie portfolio uczy zbierania referencji, filmików, zdjęć swoich dokonań, próbek pracy, artykułów opublikowanych w internecie, projektów, pisemnych potwierdzeń uczestnictwa w szkoleniach, konferencjach czy bezpłatnych projektach. Pozwala tozapobiec sytuacjom, kiedy po latach uzyskanie dowodów jest trudne albo niemożliwe.
Dowodem na posiadanie kompetencji może być niemal każdy wytwór danej osoby, ale także opinia na temat jej kompetencji wystawiona przez innych czy opis sytuacji.
Zbigniew przygotował obszerne portfolio, obejmujące dowody na jak najwięcej rozpoznanych kompetencji. Z pomocą doradczyni zamieścił w nim nie tylko świadectwa ukończenia szkoły zawodowej i różnych kursów. Dodał także szczegółowy opis tego, jak przyuczał młodszych stażem kolegów do obsługi nowego narzędzia i dodał opinię bezpośredniego przełożonego na ten temat. Wykorzystał również fragment filmiku promującego jego firmę na targach pracy, w którym demonstrował testy bezpieczeństwa zmontowanych autobusów (dzięki temu wykazał wiedzę na ten temat oraz umiejętności prezentacji i komunikacji).
Warto zachęcać klientów do stworzenia fizycznego portfolio (teczki na papierowe dyplomy, certyfikaty czy folder na komputerze lub w chmurze na skany oraz inne pliki) – dzięki temu będą mieli je uporządkowane w jednym miejscu. Jednak z punktu widzenia procesu doradczego, samo przemyślenie tego, jakie dowody mogą świadczyć o posiadanych kompetencjach i stworzenie ich listy wraz z opisem, spełnia te same funkcje, co fizyczne zebrane dokumenty – uczy klienta myślenia w kategoriach potwierdzania kompetencji. Może też służyć jako praktyczna pomoc przy procesach rekrutacyjnych (np. przypomnienie sobie kluczowych dowodów przed rozmową kwalifikacyjną).
Istotne jest, aby dowody odnosiły się do konkretnej wiedzy, umiejętności i kompetencji społecznych oraz aby można je było pokazać osobie trzeciej.
Przykładowe dowody na posiadanie kompetencji:
Punktem wyjścia do przygotowania portfolio jest postawienie sobie pytania: „w jaki sposób mogę najlepiej wykazać komuś innemu, że rzeczywiście mam wiedzę na dany temat / umiejętność / kompetencję społeczną?”. W zależności od odpowiedzi, do portfolio dołącza się konkretne dowody albo ich opisy. Warto także załączyć komentarz dotyczący sytuacji, w której wykazało się kompetencje.
Należy przy tym pamiętać, że jeden dowód (lub opis dowodu) może wskazywać na posiadanie więcej niż jednej kompetencji, a także – że do jednej kompetencji można dołączyć więcej niż jeden dowód (lub jego opis). Istotne jest jednak wyraźne zaznaczenie, który dowód ma potwierdzać daną kompetencję.
Ubiegając się o kwalifikację, Paweł musiał dostarczyć portfolio zawierające dowody na posiadanie kompetencji z zakresu organizacji czasu wolnego młodzieży – miało być ono oceniane przez egzaminatora.
Paweł ukończył w harcerstwie kurs z planowania działań szkoleniowych i zamieścił w portfolio stosowny certyfikat. Ale nie jest pewien, co może świadczyć o posiadaniu pozostałych efektów uczenia się.
Razem z doradczynią doszli do wniosku, że warto włączyć do portfolio opis przebiegu kilku różnych zajęć, które prowadził z grupami harcerskimi.
Paweł dodał do tego jeszcze referencje od organizatora wycieczki szkolnej, którą oprowadzał po mieście „Śladem Janusza Korczaka i jego książek”.
Doradczyni pomogła mu opisać dokumenty w taki sposób, aby było wyraźnie widać, które kompetencje poświadczają.
Klient może zlekceważyć pewne dowody – zwłaszcza te spoza pracy (np. dotyczące hobby czy bezpłatnego wolontariatu). Dlatego warto omawiać je na bieżąco.
To klient decyduje, które kompetencje chce poprzeć dowodami. Mogą to być: wszystkie kompetencje, które udało się zidentyfikować na etapie diagnozy; umiejętności kluczowe w danym obszarze; kompetencje wybrane pod kątem konkretnej rekrutacji.
Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przygotować możliwie szerokie portfolio, które będzie traktowane jako„baza dowodów”. W zależności od potrzeb przy kolejnych rekrutacjach klient mógłby dobierać z niego potrzebne dowody (przy kolejnej zmianie pracy wystarczy zrobić nową selekcję kompetencji oraz przypisanych do nich historii i dokumentów).
Przygotowanie portfolio może być potencjalnie najdłuższym etapem prac. Z tego powodu zalecamy, aby wprowadzić klienta w temat na wczesnym etapie i zasugerowaćmu spisywanie kompetencji od samego początku. Dzięki temu,nawet jeśli nie określiliście jeszcze wszystkich kompetencji, klient zacznie się zastanawiać nad możliwymi dowodami. Może mu to też pomóc w ukierunkowaniu myślenia.
Jako doradca jesteś w tym procesie konsultantem. Pomagasz klientowi nazwać konkretne kompetencje. Przedstawiasz mu wytyczne dotyczące opisu sytuacji i gromadzenia dowodów. Przekazujesz informacje o rodzajach dowodów, które mogą świadczyć o posiadaniu kompetencji i o tym, jak można je przedstawić np. pracodawcy. Jednak na tym etapie, to klient wykonuje większość pracy.
Jeśli celem klienta jest przystąpienie do rekrutacji, w której portfolio jest warunkiem koniecznym, powinniście skupić się na tym, aby:
Portfolio może być papierowe lub elektroniczne. Jeśli wraz z klientem zdecydujecie się na wersję cyfrową, warto skorzystać z narzędzia Moje Portfolio.
Pozwala ono klientowi na – samodzielnie lub z pomocą doradcy – rozpoznanie i spisanie kompetencji, wskazanie dowodów na ich potwierdzenie oraz przygotowanie planu dalszego rozwoju.
Korzystając z Mojego Portfolio klient po zidentyfikowaniu kompetencji, wybraniu i spisaniu dowodów, zapisuje je w formie plików i linków, aby mieć je w jednym miejscu. Może też ograniczyć się do stworzenia samej listy, a faktyczne dowody trzymać w innym miejscu, np. u siebie na komputerze.
Przygotowując portfolio można skorzystać z prostego formularza. Jest on dostępny w formacie DOC można go dowolnie edytować pod kątem potrzeb klienta. W razie potrzeby, formularz można wydrukować.
Ostatnim krokiem w bilansie kompetencji jest przygotowanie plany rozwoju.
Plan rozwoju służy przede wszystkim do tego, aby określić – krok po kroku – to, co należy zrobić, aby wcielić w życie cel lub cele klienta.
W wyniku diagnozy okazało się, że Katarzyna powinna opanować posługiwanie się cyfrowym narzędziem do zarządzania pracą kilku zespołów, stosowanym w upatrzonej agencji reklamowej. W okolicy nie było w najbliższym czasie kursów z jego obsługi, ale Katarzyna wyszukała materiały szkoleniowe i wersję próbną w Internecie. Miała już pewne doświadczenie w stosowaniu podobnych aplikacji (w poprzedniej pracy korzystała z Trello). Wspólnie z doradcą uznali, że jest to dobry punkt wyjścia do samodzielnej nauki i rozłożyli te działania na 3 dni.
Plan dalszego rozwoju
Dzięki planowi rozwoju klient może optymalnie wykorzystać wyniki procesu doradczego. Określenie mocnych stron i luk kompetencyjnych jest tylko pierwszym krokiem. Przygotowanie planu pozwala ukierunkować myślenie danej osoby na to, w jaki sposób może wykorzystać swoje kompetencje, a także – co, w jakiej kolejności i w jakim czasie musi zrobić. Nawet jeśli nie będzie można planu zrealizować, już samo wyznaczenie ścieżki dalszego działania pozwala na urealnienie celów i ogranicza „życzeniowe” myślenie o karierze.
Jednocześnie przygotowanie planu rozwoju może wzmocnić klienta – daje mu poczucie sprawczości i cel (lub cele) do osiągnięcia w wyznaczonym czasie.
Dodatkowym walorem planu rozwoju w bilansie kompetencji jest to, że może on pełnić funkcję edukacyjną. Dzięki niemu, klient nauczysię określania celów i planowania dalszych działań.
Aby plan rozwoju mógł pełnić rolę edukacyjną, warto wyjaśnić klientowi, czym są cele rozwojowe i zawodowe.
Można udzielić mu wskazówek, w jaki sposób rozbijać duże cele na mniejsze zadania, planować je w czasie i wyznaczać sobie „kamienie milowe”.
Plan rozwoju może powstać na różnych etapach bilansu kompetencji. Będzie to zależało głównie od celu danej osoby.
Przygotowując plan, można wyjść od stworzonej wcześniej listy kompetencji. Ustalenie tego, co klient wie i potrafi, a czego nie, pozwala podjąć decyzję, w którą stronę mógłby pójść. Jest to szczególnie potrzebne w przypadku osób, które dopiero w wyniku bilansu określiły swoje dalsze cele (przykład: Zbigniew czy Maria).
Może się jednak zdarzyć, że plan powstanie na początku bilansu. Dzieje się tak zazwyczaj wtedy, gdy klient ma tak doprecyzowany cel, że jest on sam w sobie swego rodzaju planem(przykład: Katarzyna czy Paweł). Określenie planu na początku procesu pomaga klientowi skupić się na zasobach ważnych z punktu widzenia dopracowania lub weryfikacji celu. Taki plan może być oczywiście modyfikowany i aktualizowany w odniesieniu do zasobów.
Klienci mający konkretne cele (np. przygotowanie się do rekrutacji) mogą mieć wątpliwości, czy warto przygotowywać plan rozwoju.
Plany nadal mogą tu być przydatne –skupiają się na zarysowaniu przyszłości w wybranej branży lub rozwijaniu specjalizacji w zawodzie. Oprócz planowania rozwoju osobistego, myślenie o przyszłości w może mieć bardzo praktyczny wymiar. Posiadanie planów dalszych niż „do najbliższej rozmowy kwalifikacyjnej” może pomóc dobrze wypaść w trakcie rekrutacji (np. w przypadku pytań o to, gdzie klient widzi się w przyszłości).
Niezależnie od tego, czy plan powstanie na początku, czy w trakcie bilansu, przygotowując go, warto wyznaczyć sobie cel (lub cele) do osiągnięcia. Powinny one być:
Cele mogą być rozwojowe – skupione na wypełnieniu luki między tym, co jest, a tym, co klient chce osiągnąć (np. uzyskanie wiedzy na dany temat, opanowanie języka na wyższym poziomie). Cele mogą także być edukacyjne(np. wybór szkoły albo szkolenia) lub zawodowe(np. zmiana pracy).
Następnie warto rozbić sobie główny, dalekosiężny cel na szczegółowe (operacyjne) i mniejsze działania, które prowadzą do ich osiągnięcia (na podobnej zasadzie tworzy się Indywidualne Plany Działania). Można je zobrazować układając na osi czasu
Maria (22 lata) studiuje stosunki międzynarodowe. Dzięki MBK i współpracy z doradcą zamierza znaleźć zatrudnienie w handlu międzynarodowym z Chinami. W tym celu rozpisała plan rozwoju na osi czasu (rysunek 5).
Rozłożenie głównego celu na działania pośrednie jest szczególnie ważne w przypadku klientów myślących o swojej karierze „życzeniowo”. Rozpisanie procesu pomoże im zwizualizować to, ile działań należy podjąć, aby osiągnięcie celu było możliwe.
Tworząc albo zmieniając plan, można przejrzeć zdiagnozowane w trakcie bilansu kompetencje i zweryfikować początkowe pomysły. Warto wziąć pod uwagę: to, co jest wykonalne, do czego klient ma już jakieś podstawy, albo, na jaki dalszy kierunek kariery wskazują posiadane zasoby. Przegląd kompetencji w takim wypadku może wzmocnić klienta i pokazać mu, że ma podstawy do realizacji założonego przez siebie scenariusza.
Spisując plan rozwoju, należy uwzględniać czas, w jakim dany cel ma być osiągnięty. Nie trzeba podawać konkretnej daty – wystarczy dokładność co do miesiąca. Czas ten może ulec zmianie. Ważne jednak, aby był wyznaczony z góry, jako coś, do czego należy dążyć – pomaga to urealnić cel. W planie można też określić cele pośrednie wraz z działaniami, które należy podjąć. Przydatne jest zestawienie ze sobą harmonogramu realizacji celów szczegółowych dla planów na jednej osi czasu. Pomaga to określić i nauczyć się, jak realizacja różnych celów, może wpływać na siebie nawzajem.
Do przygotowania planu rozwoju można wykorzystać narzędzie elektroniczne Moje Portfolio, edytowalny formularz lub pracować na własnych materiałach (w najprostszej wersji – rysując oś czasu na kartce i zapisując przy niej cele oraz działania wraz z planowanymi datami).
Bilans kompetencji powinien zakończyć się podsumowaniem wszystkich etapów i pracy, którą wykonał klient przy wsparciu doradcy. Informacja zwrotna może mieć formę ustną lub pisemną. To jak będzie szczegółowa zależy od Twojego podejścia jako doradcy lub coacha kariery. Moment przekazania i omówienia zależy od konkretnego przypadku – może nastąpić po każdym elemencie bilansu. Należy pamiętać o tym, żeby zarówno moment, jak i formę przekazania podsumowania bilansu omówić z klientem na początku procesu, aby wiedział czego się spodziewać.
Projekt realizowany przez Instytut Badań Edukacyjnych z dofinansowaniem z Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego (FERS).
